Penulis: Risti Raditantri, Billing & Revenue Assurance Manager
Tak dimungkiri bahwa keberadaan teknologi memudahkan dan mempercepat para penggunanya untuk menuntaskan pekerjaan, sehingga pekerjaan dapat selesai tepat waktu dan hasil yang akurat.
Di era disrupsi teknologi seperti saat ini, banyak perusahaan yang memanfaatkan dan memaksimalkan penggunaan teknologi, terutama yang berkaitan dengan pengelolaan data. Pasalnya, kini data menjadi poin krusial karena sebagai salah satu bahan pertimbangan dalam menentukan keputusan yang akan diambil.
Pemanfaatan data ini disebut dengan data driven yang dilakukan untuk membantu perusahaan dalam menganalisa tren dan perkembangan yang ada di dunia bisnis. Pendekatan yang digunakan di dalam data driven adalah pekerjaan yang dilakukan dan diproses berdasarkan pada setiap data yang sudah tersedia.
Data juga bisa menjadi faktor penting dalam pengambilan sebuah keputusan. Perusahaan bisa menjadikan data yang ada sebagai salah satu bahan pertimbangan sebelum menyusun strategi dan aktualisasi dari rencana perusahaan. Proses analisa dan interpretasi dari data juga dikategorikan sebagai salah satu pendekatan data driven. Karena itu, data driven dapat digunakan untuk melihat kinerja sebuah perusahaan di samping faktor-faktor lainnya.
Semua perusahaan, tak terkecuali perusahaan telekomunikasi dan teknologi seperti Digiserve, membutuhkan data yang akurat dalam proses bisnis termasuk melakukan penagihan. Karena itu, melakukan modernisasi billing system menjadi langkah awal yang penting untuk memperbaiki kinerja sebelum beranjak mengembangkan hal-hal lainnya.
Hingga Februari 2022, proses bisnis Digiserve sudah on track sesuai rencana pasca kepemilikannya diakuisisi oleh PT Telkom Indonesia (Persero) melalui TelkomMetra di tahun 2021. Perusahaan juga telah melakukan penyegaran manajemen, sehingga menjadi penyemangat baru agar di tahun 2022 perusahaan bisa tumbuh lebih baik lagi dalam mencapai target sekaligus menjalankan rencana bisnis yang telah ditetapkan.
Perusahaan juga telah mengambil langkah untuk modernisasi billing system, yang dikenal dengan istilah BIRA atau Billing & Revenue Assurance. BIRA yang diluncurkan pada tahun 2021 ini merupakan salah satu unit yang bisa terbilang baru dalam perusahaan dibawah Department Customer Excellence.
Unit kerja BIRA beranggotakan 5 orang yang bertanggungjawab untuk memastikan proses collection dari Unbilled to Billed berjalan dengan baik, sehingga mampu menghasilkan revenue bagi perusahaan.
Di awal berdiri, tantangan BIRA adalah proses dan pola penagihan yang masih belum matang. Hal ini termasuk belum terbentuknya sistem IT yang terintegrasi secara end-to-end yang seringkali menyebabkan dispute dan human error.
Karena itu, perusahaan berkomitmen membangun sistem IT terintergrasi end-to-end, dari PreSales-Sales-SOP-PMO-CE (BIRA)-FIN sehingga proses collection (penagihan) menjadi lebih lancar dan terukur waktu kerjanya (SLA/Service Level Agreement).
Untuk memastikan proses penagihan berjalan lancar demi tercapainya cash flow perusahaan yang aman, maka metodologi BIRA ini diawali dari proses Framing, yaitu melakukan identifikasi dan memahami proses bisnis dan poin-poin kesulitan yang berusaha untuk diselesaikan. Kemudian The action plan, yang berkaitan dengan rencana strategis tim melalui tata kelola penagihan untuk membantu menemukan berbagai kendala terkait proses Unbilled to Billed.
Selanjutnya melakukan pemetaan dan review perjanjian kontrak kerja, yang meliputi Surat Perjanjian Kerjasama (SPK), Kontrak Layanan (KL), Kontrak Berlangganan (KB), Berita Acara Serah Terima (BAST), Berita Acara Siap Operasi (BASO), dan dokumen lainnya yang berkaitan untuk kemudian dibuatkan laporan penagihan dalam bentuk Berita Acara Pemeriksaan Layanan (BAPL), Berita Acara Pemeriksanaan Layanan Aktif (BAPLA) dan Laporan Performansi Layanan (LPL). Dalam proses ini dilakukan juga sinkronisasi status project dan kelengkapan dokumen dengan internal team, yaitu Sales Operations, Project Manager dan Finance. Setelah itu dilakukan stakeholder review oleh Telkom Service Delivery Assurance (Telkom SDA) untuk menilai status kelayakan project yang akan dilakukan penagihan.
Proses metodologinya memang cukup panjang. Hal ini seiring dengan komitmen Digiserve untuk memberikan layanan terbaik bagi customer. Sebagaimana diketahui, berdasarkan Customer Satisfaction and Loyalty Survey (CSLS), dimana tingkat kepuasan pelanggan terhadap produk dan layanan dengan menggunakan Net Promoter Score (NPS), Digiserve mendapatkan skor 73%, di atas rata-rata industri yaitu sebesar 42%. Ini artinya, services atau layanan harus dipertahankan karena menjadi value bagi pelanggan Digiserve.
Presiden Direktur Digiserve, Ahmad Hartono, juga optimis bahwa transformasi yang dilakukan perusahaan dapat memberikan pelayanan terbaik untuk memperkuat bisnis pelanggan agar terus tumbuh, mencapai hasil maksimal, dan mampu menjawab kebutuhan pasar. Digiserve siap mengakselerasi pertumbuhan, dengan menghadirkan produk dan layanan terbaik bagi para pelanggannya. Adanya dukungan kuat dari Telkom Group membuat perusahaan makin percaya diri dalam menjawab tantangan trend market dan bisnis ICT Managed Solutions di Indonesia.
Untuk mendorong pertumbuhan, perusahaan akan terus melakukan sinergi dan kolaborasi baik dari internal perusahaan maupun dalam lingkup Telkom Grup. Selain itu, perusahaan juga berupaya untuk menjalankan rencana bisnis yang sudah dipersiapkan secara konsisten serta mempertahankan budaya perusahaan dan reputasinya yang sudah terbangun dengan baik.
Bisnis plan ini termasuk modernisasi billing system melalui BIRA. Secara umum sistem billing ini sangat berguna bagi perusahaan yang memiliki banyak transaksi setiap harinya, dimana perusahaan membutuhkan tools yang mampu memproses data tersebut sehingga memudahkan dalam pengerjaan data penagihan.
Hal ini sejalan dengan misi BIRA, yaitu prosesnya harus sesuai dengan Objective Key Result (OKR) perusahaan dimana keakuratan data dan dokumen sangatlah penting dalam proses penagihan. Bila ada ketidaksesuain data dari dokumen terkait, maka akan terjadi dispute pada saat invoicing. Sebaliknya, jika prosesnya berjalan dengan benar dan akurat, dengan memaksimalkan data driven customer maka perusahaan mampu menganalisa jumlah revenue yang akan masuk ke perusahaan.
BIRA memang membutuhkan data customer sehingga prosesnya selalu berkaitan dengan data driven, yakni salah satu pendekatan yang dilakukan dalam mengerjakan pekerjaan yang menggunakan data sebagai acuan atau landasan pekerjaan. Dalam pelaksanaannya, data driven akan lebih fokus dalam proses analisis, interpretasi, dan juga menyajikan data yang dibutuhkan.
Pendekatan yang dilakukan dengan menggunakan data driven terbukti mampu mendatangkan banyak keuntungan. Pasalnya, dalam melakukan collection dari Unbilled to Billed, semuanya dilakukan berdasarkan data yang ada. Terlebih melalui data tersebut, maka tidak akan ada lagi perkiraan ataupun asumsi yang sama sekali tidak mendasar.
Pendekatan yang dilakukan dengan data driven di dalam proses pekerjaan BIRA mampu memberikan banyak sekali manfaat, antara lain prediksi revenue yang lebih akurat dan membatu manajemen dalam melakukan pengambilan keputusan berkaitan dengan revenue yang dihasilkan.
Jika ditemukan ketidaklengkapan data atau ada data yang salah, perusahaan bisa segera mengambil tindakan, langkah apa yang harus dilakukan untuk melengkapi atau memperbaiki kesalahan tersebut. Artinya, dengan adanya pendekatan data driven, perusahaan bisa mengambil kebijakan dengan tepat untuk mengembangkan bisnisnya.
Manfaat lainnya yaitu berkaitan dengan prediksi revenue perusahaan. Untuk keberlangsungan suatu perusahaan, maka proses collection bisa dianalisis dengan menggunakan data. Dengan memperhatikan hasil interpretasi data yang telah dihitung dan dianalisa, maka perusahaan akan mendapatkan suatu nilai dari berbagai potensi revenue dengan waktu yang terukur, sehingga manajemen perusahaan bisa mengambil persiapan yang matang untuk membenahi berbagai sektor yang memang diperlukan.